Menu Hledat
Nedá se to číst První český blog o tom,
jak si psát s klienty

5 kroků pro vznik srozumitelných dopisů podle business analytičky

| 4 minuty čtení

První, koho jsem v našem seriálu “7 sudiček, které zásadně ovlivňují vaše dopisy” oslovil, byla business analytička Darina Beleščáková.  Ne snad pro její půvab, ale proto, že v době našeho rozhovoru v bance již končila a měla namířeno do jiného oboru. Musel jsem si pospíšit.

Darina zažila přesně tu situaci, která nás zajímá. Banka, pro kterou pracovala, koupila nový tiskový systém GMC a ona do něj s kolegy převáděla všechny dopisy. Její čtyřleté zkušenosti jsou velmi bohaté a ještě voní novotou. Mohou se vám hodit.  Zeptal jsem se jí na jedinou otázku:

Jaké kroky je potřeba udělat pro vznik srozumitelných dopisů?

Darina mi popsala 5 kroků a já jsem je všechny pro vás zapsal. Použijte je. Vyhněte se zdlouhavému hledání vlastní cesty. Využijte zkušenosti druhých!

Zkrátíte si cestu k dopisům, které budou vaši klienti milovat.

1. Kolik mám ve firmě dopisů?

Prvním krokem je zmapování současného stavu. Musíte zjistit, kolik dopisů ve firmě existuje, a rozhodnout se, které z nich chcete i nadále používat. Ostatních se nekompromisně zbavte. Vyškrtněte je ze seznamu!

Začněte shromážděním všech dopisů z firmy na jednu hromadu. To vypadá jako snadný úkol…

“Pravdou ale je, že ve firmě není jeden pracovník, ani neexistuje jedno oddělení, které všechny dopisy sdružuje” upozorňuje Darina a dodává: “Nalezení všech dopisů je detektivní práce a trvá dlouhé měsíce. Musíte pátrat ve všech odděleních a kolegové vám často také nepomohou. Ne, že by nechtěli, oni sami neví, kde všechny dopisy jsou.”

Druhým oříškem jsou tiskové šablony. Nikdo neví, jaké varianty dopisů jsou v nich ukryté a za jakých podmínek se generují.  Neexistuje žádná dokumentace. “Na identifikaci všech dopisů s šablonami jsem měla 3 brigádníky a přesto nám to trvalo 1,5 roku,” uvádí Darina.

Výsledkem tohoto kroku je seznam všech dopisů, které firma opravdu potřebuje a chce i nadále používat.

Doporučení odborníka: V tomto kroku nevěnujte žádnou pozornost obsahu, ani stylistice dopisů. Je to předčasná a mnohdy zbytečná práce.

2. Jaké texty dopisy obsahují?

K dopisům často chybí dokumentace, takže není snadné zjistit, jaké všechny texty do každého jednoho dopisu patří. K dispozici máte pouze tiskovou šablonu a netušíte, co v ní přesně je.

Projděte všechny dopisy s šablonami, identifikujte jejich obsah a všechny textové varianty popište.

Výsledkem tohoto kroku je prvotní dokumentace, která obsahuje:

  • seznam všech textů a bloků v dopise,
  • logika, tedy podmínky, za kterých se bloky textů tisknou,
  • seznam zdrojů dat pro každou podmínku.

“Tento krok slouží k pochopení skutečného stavu  vašich dopisů. Uděláte si jasnou představu o tom, co všechno budete muset změnit,” říká Darina.

3. Co dopisy klientovi říkají?

Do tohoto kroku doputují už pouze dopisy, které chce firma používat, je znám jejich kompletní text i jeho logika generování z šablony.

Teprve nyní se věnujte vlastnímu sdělení dopisu. Prozkoumejte informaci, kterou klienta oslovujete. Stále neřešte text dopisu, ani jeho stylistiku.

Ptejte se sami sebe:

  • v jaké fázi obchodního vztahu dopis klientovi posílám?
  • existuje již podobný dopis?
  • co chci klientovi říci?
  • co si má klient myslet po přečtení dopisu?
  • co má udělat?
  • má vůbec něco udělat?

Důležitou součástí tohoto kroku je sladění obsahu dopisu s okamžikem, kdy dopis posíláte.  Darina upozorňuje na jedno “Dávejte si pozor, aby dopis dával smysl z obchodního hlediska. Často se stane, že se jeho smysl někde “cestou mezi odděleními” ztratí”.

Výsledkem tohoto kroku je jasně definovaný cíl dopisu.

4. Jeden dopis za všechny, všechny dopisy za jeden

Čtvrtý krok je důležitý z pohledu budoucích nákladů. Všechny dynamické prvky v šabloně dopisu sjednoťte tak, aby bylo možné udělat jejich změnu ve všech dopisech najednou. A tudíž rychle.

Vyjádřil jsem se jasně? Je to důležité, a tak pro jistotu uvedu příklad. Vezměme si formát adresy.  Musí být stejný pro všechny dokumenty ve firmě. Ať se jedná o fakturu, upomínku, výpis z účtu, uvítací dopis, nebo jakýkoliv jiný dokument.

To samé udělejte se všemi dynamickými poli v dokumentech. Vezměte všechny adresy, podpisy, oslovení, data, finanční částky a další proměnné a definujte jim jednotný formát pro všechny dokumenty. Variabilní pole pak popište a vytvořte jejich seznam. Vznikne vám metodika pro vývoj šablon. Každý další dopis pak vytvářejte podle ní.

Výsledkem čtvrtého kroku je metodika pro vývoj šablon. Ta vám v příštích letech:

  • ušetří statisíce korun a
  • zkrátí dobu změny v dopisech z měsíců na pouhé dny.

Doporučení odborníka: Metodika pro vývoj šablon je mantra. Nezapomeňte na ni! Vyvěste ji na nejvyšším stěžni ve firmě, ať na ni vidí všichni programátoři. A nezapomeňte zároveň vypsat tresty téměř hrdelní, za její nedodržování.

5. Šaty dělají dopis

Poslední krok je nejdůležitější ze všech. Je završením celého procesu změny dopisů. Nezastavujte se před vrcholem!

Dejte všem dopisům nové šaty. Pořiďte jim nové texty!

Pokud to neuděláte, je to stejné, jako byste koupili novou ošatku a dali do ní stará a scvrklá jablka. A to by byla škoda.

Stačí vám těchto 5 kroků k vyladění vašich dopisů? Možná ano. Nikdy ale nevíte, jaké poklady nabízejí ostatní odborníci. Prověřte je zde.


Buďte v obraze

Jednou měsíčně vám pošleme shrnutí s nejnovějšími články

Přidejte svůj komentář

Menu
Zpět nahoru
Nejčtenější

30 chyb, které možná ničí i váš dopis – díl první

7. 7. 2015 | Martin Hofmeister
Zobrazeno 3566×
Znáte ten pocit, kdy zjistíte, že jste nějaké slovo roky psali špatně? Já bohužel ano. Naposledy jsem ho zažil minulý…
9 komentářů

30 chyb, které možná kazí i váš dopis – díl druhý

19. 8. 2015 | Martin Hofmeister
Zobrazeno 1560×
V minulém díle jsme si představili 15 častých chyb, se kterými se v psaných textech setkává jeden z našich copywriterů.…
2 komentáře

Jak napsat direct e-mail

14. 11. 2016 | Otto Bohuš
Zobrazeno 1248×
S myšlenkami se to má jako s dětmi: každý má nejraději ty své. Podobná logika platí i při rozesílání prodejních…
1 komentář
CopyGeneral
MKTI
© 1017 NedáSeToČíst.cz
Klasický web | Mobilní web